Ứng dụng hiệu quả phần mềm quản lý tài chính của BHTGVN

10:01-03/07/2017
Phân hệ tài chính (FM) của Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (FSMIMS) golive từ tháng 12/2016 và đang được Bảo hiểm tiền gửi Việt Nam (BHTGVN) khai thác công năng để hỗ trợ nghiệp vụ “quản lý vốn và tài sản”, nâng cao năng lực tài chính và dự báo rủi ro đối với các nghiệp vụ tài chính. Phần mềm Quản lý tài chính thuộc Phân hệ FM là hệ thống phần mềm ứng dụng hiện tại và tương lai của BHTGVN. Trong quá trình thực hiện Dự án, các chức năng được tin học hóa của Phân hệ FM đã được đề cập trong Tài liệu URD, SAR, UM...với mục đích hướng dẫn các thao tác phần mềm ứng dụng. Theo lộ trình, Dự thảo Quy định quản lý và sử dụng Phần mềm này sẽ được ban hành trong Quý III/2017. Bài viết đề cập khả năng ứng dụng thực tiễn của Phần mềm Quản lý tài chính tại BHTGVN.
Vài nét giới thiệu Dự án FSMIMS, Phân hệ FM và Phần mềm Quản lý tài chính
Dự án FSMIMS được Ngân hàng thế giới (WB) tài trợ và thiết kế cho 3 đơn vị hưởng lợi là Ngân hàng nhà nước Việt Nam (NHNN), Trung tâm thông tin tín dụng (CIC) thuộc NHNN, và BHTGVN. Mục tiêu tổng thể của Dự án là nâng cao năng lực hoạt động nghiệp vụ phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế trên nền tảng CNTT hiện đại và tăng cường năng lực thể chế cho các đơn vị hưởng lợi. Các mục tiêu cụ thể của Dự án - Hợp phần BHTGVN bao gồm: i) nâng cao hiệu quả vai trò bảo vệ người gửi tiền; ii) tăng cường chia sẻ thông tin giữa các cơ quan; và iii) giúp BHTGVN trở thành tổ chức BHTG tiên tiến.Các cấu phần triển khai hệ thống phần mềm ứng dụng của Dự án gồm phân hệ Giám sát rủi ro, Xử lý, Tài chính, Quản lý thông tin, Hậu cần. Thời gian qua, BHTGVN đã nỗ lực hoàn tất các gói thầu, lắp đặt và tích hợp hệ thống CNTT & truyền thông cho quy trình nghiệp vụ tiên tiến theo cam kết với WB về thời hạn kết thúc dự án.
 
Phân hệ tài chính là một trong những phân hệ chính của hệ thống các phần mềm ứng dụng của BHTGVN, hỗ trợ thực hiện quản lý vốn và tài sản, đảm bảo an toàn dữ liệu. Phân hệ tài chính gồm: Phần mềm Quản lý tài chính,Hệ thống báo cáo OBIEE/BI, và Phần mềm phân tích cao cấp Oracle Advanced Analytics (OAA). Phần mềm Quản lý tài chính của BHTGVN là Hệ thống chương trình phần mềm chạy trên hệ điều hành Windows có nhiệm vụ quản lý tài chính, cho phép người sử dụng của 5 Phòng (Nguồn vốn và Đầu tư, Tài chính-Kế toán, Nghiên cứu tổng hợp và hợp tác quốc tế, Phòng Quản lý thu phí và chi trả, và Phòng Giám sát) sử dụng chung cơ sở dữ liệu để thực hiện 3 nghiệp vụ và 12 quy trình.
 
Các nghiệp vụ trong Phần mềm Quản lý tài chính
3 nghiệp vụ chính khai thác các ứng dụng của Phần mềm Quản lý tài chính bao gồm: Quản lý vốn đầu tư (Chức năng chung, Quy trình Lập kế hoạch đầu tư, Quy trình mua hẳn, Quy trình bán hẳn, Quy trình gửi tiền không kỳ hạn (KKH) tại NHNN, Quy trình gửi tiền có kỳ hạn, Quy trình mua lại, Quy trình bán lại, Quy trình đi vay, Quy trình phát hành chứng khoán nợ); Lập kế hoạch tài chính; và Đề xuất hạn mức trả tiền bảo hiểm. Trong nghiệp vụ Quản lý vốn đầu tư, Phòng Nguồn vốn và Đầu tư trực tiếp tương tác với 9/9 quy trình; trong đó, quy trình mua hẳn, bán hẳn, gửi tiền KKH, lập kế hoạch đầu tư đã được quy định trong Luật Bảo hiểm tiền gửi và áp dụng trong thực tiễn; quy trình đi vay được quy định trong Luật nhưng chưa áp dụng do thực tế chưa phát sinh nhu cầu vay vốn; quy trình gửi tiền có kỳ hạn, mua lại, bán lại và chứng khoán nợ thuộc các quy trình tương lai.
Tổng quan Phân hệ tài chính – các hoạt động nghiệp vụ
 

Ứng dụng thực tiễn của một số quy trình trong Phần mềm Quản lý tài chính
Do Phần mềm Quản lý tài chính được sử dụng tập trung tại Trụ sở chính, hoạt động khai thác - sử dụng - quản lý phải được bảo đảm liên tục, an toàn, bảo mật; đảm bảo thống nhất với hồ sơ giấy đã được phê duyệt. Cơ sở dữ liệu của Phần mềm Quản lý tài chính được quản lý theo chế độ tài liệu mật do BHTGVN quy định: Người sử dụng dữ liệu trong Phần mềm (gồm cán bộ Phòng Nguồn vốn và Đầu tư, Tài chính-Kế toán, Nghiên cứu tổng hợp và hợp tác quốc tế, Quản lý thu phí và chi trả tiền bảo hiểm, và Giám sát) được cấp tài khoản và mật khẩu truy cập và được quyền khai thác và sử dụng dữ liệu trong phạm vi được phân quyền. Đánh giá khả năng ứng dụng thực tiễn theo tiêu chí “S.M.A.R.T” (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time/Cost Limited), nghĩa là Cụ thể - Đo lường được – Đạt được – Hiện thực hóa – Giảm chi phí/thời gian, Phần mềm Quản lý tài chính về cơ bản đáp ứng được hết 5 tiêu chí.
 
 
Tương tác giữa nghiệp vụ “Quản lý vốn” với các nghiệp vụ khác trong Phân hệ FM
Quy trình Lập kế hoạch đầu tư: Cho phép cập nhật và xem thông tin thị trường, khai báo hạn mức đầu tư phục vụ mục đích xây dựng và quản lý các kế hoạch đầu tư (mua, bán) quý, 6 tháng, 1 năm hay từng lần; quản lý hạn mức đầu tư và dự kiến thu nhập.Phần mềm cho phép BHTGVN thực hiện điều chỉnh kế hoạch đầu tư khi có sự thay đổi về các nguồn thu, chi dẫn đến số tiền nhãn rỗi để đầu tư thay đổi hoặc có sự thay đổi về chính sách hoặc yêu cầu khác về hoạt động đầu tư.Đặc biệt, Phần mềm cho phép đánh giá rủi ro lãi suất, thanh khoản. Sau khi người sử dụng nhập thông tin, hệ thống sẽ hỗ trợ tính số vốn nhàn rỗi phục vụ đầu tư để người sử dụng xác nhận, chuyển kiểm soát và phê duyệt, đảm bảo việc thực hiện ở mỗi bước trong quy trình phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm theo phân quyền.
 
 
 
 
 
  
 
Danh mục “các nhóm Tabs lệnh”
trong Quy trình Lập kế hoạch và đầu tư 
 
 
 
 
 
 
 Quy trình quản lý danh mục mua hẳn, bán hẳn: Cho phép và quản lý các yêu cầu thêm mới, sửa, xóa quản lý thông tin và kết quả hợp đồng đấu thầu; hợp đồng thứ cấp; hợp đồng mua lẻ; và hợp đồng bán chứng khoán. Ở quy trình này, Phần mềm áp điều kiện “không được sửa, xóa” thông tin hợp đồng khi đã nhập kết quả hoặc kết quả đã ở trạng thái chờ kiểm soát/ chờ duyệt/đã duyệt nhằm đảm bảo tuân thủ quyền hạn của mỗi người sử dụng được phân cấp.Khi tiền gốc/lãi về, quy trình sẽ xử lý (Xác nhận thông tin tại chức năng “Xác nhận thông tin từ ERP”) và cập nhật thông tin tại chức năng tra cứu, quản lý lịch thanh toán hợp đồng và chứng khoán) để thiết lập dữ liệu chung cho nghiệp vụ mua sơ cấp, thứ cấp và mua lẻ.
 
“Danh mục mua hẳn khi thu lãi/tất toán hợp đồng” và “Danh mục mua bán chứng khoán”
 
 
Quy trình quản lý danh mục tiền gửi KKH tại NHNN: Quy định thêm mới-sửa-xóa thông tin tài khoản tiền gửi KKH, nhập thông tin nộp rút tiền, điều chỉnh thông tin tài khoản. Tại quy trình này, Phần mềm yêu cầu phải có sự phối hợp chia sẻ thông tin từ Phòng Tài chính-Kế toán trong trường hợp chuyển thông tin từ CDIS-FM sang ERP: Nếu thông tin trên hệ thống chuyển sang khác với thông tin trên tờ trình phương án đầu tưđược phê duyệt, Phòng Tài chính-Kế  toán phải thông báo kịp thời cho Phòng Nguồn vốn và Đầu tư trước khi kéo về hạch toán. Nếu số tiền lãi mà NHNN thanh toán cho BHTGVN khác với số tiền đã dự thu trên hệ thống, Phòng Tài chính-Kế toán cũng phải thông báo kịp thời cho Phòng Nguồn vốn và Đầu tư trước khi hạch toán. Các bước trong quy trình này được minh họa ở hai sơ đồ dưới đây.
 
 
Những khó khăn khi tương tác với Phần mềm và giải pháp
Phối hợp để tích hợp hệ thống tại Quy trình Mua -Bán hẳn và Tiền gửi KKH: Chức năng nghiệp vụ của mỗi phòng có một đặc thù riêng và những yêu cầu khác nhau trong khi các ứng dụng của hệ thống Phần mềm Quản lý tài chính phải được tích hợp để đảm bảo kết nối các nghiệp vụ giữa các phòng với nhau. Khi hệ thống mới đưa vào vận hành và khai thác, khó có thể tránh khỏi những điểm “không khớp nhau” nên cần có thời gian và sự phối hợp chặt chẽ và tích cực của các phòng ban và Phòng CNTH nhằm tháo gỡ các khó khăn vướng mắc này. Ngoài ra, cần có sự phối hợp và tuân thủ quy định của các cán bộ khai thác và sử dụng hệ thống phần mềm. Cụ thể, cần có quy định thống nhất về thời gian đóng - mở hệ thống, thời gian phối hợp giữa hai nghiệp vụ Kế toán- Nguồn vốn để đảm bảo có sự nhất quán về dữ liệu trên hệ thống với thông tin thực tế trên bản giấy (hard copy).
 
Tâm lý và thói quen người sử dụng: Ngoài khó khăn về kỹ thuât, sự phối hợp, sự tuân thủ các bước thao tác kỹ thuật trong các quy trình nghiệp vụ, khó khăn vô hình chính là tâm lý và thói quen của người sử dụng. Phần mềm dù mới hay cũ, đơn giản hay phức tạp, có giao diện thân thiện hay không - nếu không sử dụng thường xuyên - các ứng dụng trên phần mềm sẽ “luôn mới”. Thường xuyên tương tác sẽ giúp người sử dụng từ chỗ quen dần đến khai thác hiệu quả và có những sáng kiến sửa đổi, khắc phục và hoàn thiện lỗi, và lấp đầy khoảng trống giữa công năng thiết kế trên lý thuyết với hiệu quả khai thác trong thực tế.
 
Dự án FSMIMS nói chung và Phân hệ FM nói riêng đã góp phần hiện thực hóa mục tiêu “hiện đại hóa” Hệ thống thông tin quản lý của BHTGVN. Phần mềm ứng dụng Quản lý tài chính hỗ trợ tích cực cho BHTGVN trong quản lý vốn và tài sản, góp phần đảm bảo an toàn dữ liệu và tính liên tục của hoạt động quản lý nguồn vốn trên nền tảng CNTT. Sau một thời gian khai thác và vận hành, Phần mềm Quản lý tài chính đã và đang hỗ trợ tích cực nghiệp vụ quản lý vốn đầu tư. Việc tăng cường tận dụng tối đa không gian hạ tầng kỹ thuật để khai thác hiệu quả ứng dụng phục vụ hoạt động quản lý vốn (nhập liệu, tra cứu, xây dựng và quản lý kế hoạch đầu tư và nguồn vốn...) sẽ giúp tiết kiệm tối đa thời gian và nguồn lực của BHTGVN, hoàn thiện kỹ năng người sử dụng, tạo tâm lý và thói quen khai thác CNTT hỗ trợ hoạt động nghiệp vụ, hiện thực hóa tiêu chí S.M.A.R.T và góp phần đảm bảo tính bền vững của Dự án và tính khả khi của Phần mềm.
 
Tài liệu tham khảo:
- 22/5/2017, Phòng NVĐT, Dự thảo lần 2 Quy định Quản lý và sử dụng Phần mềm Quản lý tài chính
- 03/2017, Phòng NVĐT, Dự thảo lần 2, Lộ trình Xây dựng Quy định Quản lý và sử dụng Phần mềm Quản lý tài chính
- 11/2016, Tài liệu phân quyền version 3 – Phân hệ tài chính (FM)
- BHTGVN, 10/2016, Phân hệ tài chính (CDIS – FM)
- 8/2016, Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Phân hệ tài chính (FM)
- 2015, Tài liệu yêu cầu người sử dụng (URD) – Phân hệ tài chính
- BHTGVN, 2015, Giới thiệu Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (FSMIMS)
- International Development Advisors LLP, 08/2014, Financial Sector Modernization & Information Management System Project (FSMIMS) - Change Management Support to DIV
- 2013, NRI, Hội thảo Quy trình nghiệp vụ mới 
Phòng Nguồn vốn và Đầu tư