Tham gia công tác chuyển đổi có đại diện lãnh đạo, cán bộ nghiệp vụ các phòng, ban và cán bộ phòng Công nghệ tin học tại Trụ sở chính (TSC). Tại các chi nhánh có đại diện lãnh đạo chi nhánh, tất cả các cán bộ nghiệp vụ và cán bộ kỹ thuật của chi nhánh. Ngoài ra, quá trình chuyển đổi còn có sự hỗ trợ của các cán bộ Công ty Cổ phần Hệ thống Thông tin FPT (FIS).
DC và DRC đóng vai trò quan trọng đối với hoạt động của BHTGVN nhằm bảo đảm công tác quản lý, bảo vệ và bảo toàn dữ liệu. Những dữ liệu được lưu trữ là thông tin về hoạt động giám sát, kiểm tra, thu phí đối với tổ chức tham gia BHTG, dữ liệu quản trị nội bộ… Cùng với đó, trung tâm DRC còn bảo đảm khôi phục hệ thống một cách nhanh nhất khi có bất kỳ tác động hay sự cố nào ảnh hưởng đến trung tâm dữ liệu chính. DRC (đặt tại Đà Nẵng) có chức năng dự phòng và được kết nối với DC (tại Hà Nội) bằng 1 đường truyền chính và 1 đường truyền dự phòng.
Công tác chuyển đổi từ DC sang DRC có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo tính sẵn sàng hoạt động và đúng đắn tối đa của DRC, giúp BHTGVN phát hiện và khắc phục sớm các lỗi không tương thích về kỹ thuật, quy trình vận hành, dữ liệu phát sinh trong quá trình nâng cấp và vận hành hệ thống trên mỗi Trung tâm dữ liệu. Đây là cơ hội để cán bộ công nghệ tin học và người sử dụng đầu cuối thực hành nhuần nhuyễn thao tác hoạt động giữa 2 hệ thống, đảm bảo tính sẵn sàng về con người khi sự cố xảy ra thì thời gian bị gián đoạn hoạt động là ngắn nhất.
Để đảm bảo tính sẵn sàng hoạt động của các hệ thống trên DRC vào đầu tuần làm việc tiếp theo, các cán bộ nghiệp vụ tại TSC và chi nhánh đã triển khai một các nhiệm vụ: tham gia kiểm tra hoạt động hệ thống của các hệ thống ứng dụng vận hành tại DRC và tại DC; tham gia kiểm tra nghiệp vụ tại DRC và DC; lập biên bản ghi nhận kết quả kiểm tra hoạt động hệ thống và kiểm tra nghiệp vụ.
Trên cơ sở kết quả kiểm tra hoạt động và kiểm tra nghiệp vụ, báo cáo đánh giá kết quả thực hiện cho từng hệ thống sẽ được đội nghiệp vụ TSC xây dựng dựa trên báo cáo kết quả các mảng nghiệp vụ. Lãnh đạo ban chuyển đổi sẽ dựa vào báo cáo này để đưa ra quyết định tại từng bước thực hiện của quá trình chuyển đổi.
Trước đó, để đảm bảo việc thực hiện chuyển đổi hệ thống CNTT được diễn ra thành công, Ban Triển khai dự án FSMIMS và phòng CNTH đã phối hợp với FIS thực hiện 03 lần diễn tập và một khóa đào tạo diện rộng cho người sử dụng là cán bộ nhân viên BHTGVN.